Το γραφείο δούλευε με τη μνήμη των ανθρώπων του.
Ποιος πελάτης έχει προθεσμία ΦΠΑ αυτή την εβδομάδα; Ποια τιμολόγια δεν έχουν συμφωνηθεί ακόμα με το myDATA; Ποιος χειριστής έχει φορτωθεί υπερβολικά; Οι απαντήσεις υπήρχαν, αλλά σκόρπιες. Όταν κάποιος έλειπε, το γραφείο έψαχνε.
Το λογιστικό πρόγραμμα κάνει τη λογιστική. Δεν οργανώνει το γραφείο. Αυτό το κενό το κάλυπταν σημειώσεις, υπενθυμίσεις στο κινητό, και άγχος πριν από κάθε προθεσμία.
Τι φτιάξαμε
- Πελατολόγιο με το ελληνικό φορολογικό ημερολόγιο ενσωματωμένο: κάθε πελάτης έχει τις δικές του προθεσμίες αυτόματα.
- Έλεγχος myDATA: το σύστημα συγκρίνει τα βιβλία με την ΑΑΔΕ και δείχνει τις αποκλίσεις πριν γίνουν πρόστιμα.
- Εργασίες ανά χειριστή, με ορατό φόρτο, ώστε ο υπεύθυνος να μοιράζει τη δουλειά.
- Βοηθός που απαντά σε ερωτήσεις με βάση λογιστική γνώση και τα έγγραφα του γραφείου, με επιλογή να τρέχει εξ ολοκλήρου στον υπολογιστή του γραφείου.
- Τα τιμολόγια που φτάνουν διαβάζονται αυτόματα. Ένας άνθρωπος εγκρίνει την καταχώρηση.
Πώς δουλεύει στην καθημερινότητα
Το πρωί, ο υπεύθυνος ανοίγει μία οθόνη: τι λήγει αυτή την εβδομάδα, τι εκκρεμεί, ποιος το έχει. Οι χειριστές βλέπουν τη δική τους λίστα. Όταν έρχεται ένα τιμολόγιο, το σύστημα το έχει ήδη διαβάσει και περιμένει ένα «εντάξει».
Όταν κάποιος έχει απορία («τι ισχύει για την απόσβεση αυτού του παγίου;»), ρωτά τον βοηθό αντί να ψάχνει σε εγκυκλίους. Ο βοηθός απαντά και δείχνει από πού το πήρε. Η τελική κρίση παραμένει του λογιστή.
Τι άλλαξε
- Καμία προθεσμία δεν ξεχνιέται: η ειδοποίηση έρχεται μέρες πριν.
- Οι αποκλίσεις myDATA βρίσκονται μέσα στον μήνα, όχι στον έλεγχο.
- Ώρες κάθε μήνα λιγότερες σε ελέγχους ρουτίνας και αναζήτηση πληροφορίας.
- Το γραφείο δουλεύει με σύστημα. Όταν κάποιος λείπει, η δουλειά συνεχίζεται.
Τι δεν κάνει, και γιατί
Δεν κάνει λογιστικές εγγραφές μόνο του και δεν αντικαθιστά το λογιστικό πρόγραμμα. Οργανώνει το γραφείο και ετοιμάζει, ο λογιστής αποφασίζει. Ο βοηθός δεν δίνει φορολογική συμβουλή προς πελάτες: βοηθά τον επαγγελματία, δεν τον υποκαθιστά.
Για ποιον ταιριάζει
Λογιστικά και φοροτεχνικά γραφεία με δέκα ή περισσότερους πελάτες, όπου η οργάνωση έχει αρχίσει να στηρίζεται σε μνήμη και σημειώσεις. Η ίδια βάση προσαρμόζεται σε δικηγορικά και τεχνικά γραφεία με προθεσμίες και πολλά έγγραφα.
Σημείωση: Περιγράφουμε μόνο όσα έχουμε δείξει να δουλεύουν. Δεν δημοσιεύουμε ονόματα πελατών, ποσοστά ή οικονομικά αποτελέσματα χωρίς άδεια και επαλήθευση.