Κάθε ναύλωση, η ίδια χαμένη ώρα.
Πριν από κάθε ναύλωση, το λιμεναρχείο και η πλατφόρμα eCharter χρειάζονται τη λίστα πληρώματος και επιβατών σε συγκεκριμένη μορφή. Οι πελάτες όμως στέλνουν ό,τι έχουν: ένα Excel από τον έναν, ένα Word από τον άλλον, μια φωτογραφία διαβατηρίου από τον τρίτο. Ονόματα με λατινικούς και ελληνικούς χαρακτήρες, ημερομηνίες σε τρεις μορφές, στήλες σε τυχαία σειρά.
Κάποιος στο γραφείο έπρεπε να τα διαβάσει όλα, να τα ξαναγράψει στο σωστό πρότυπο και να ελέγξει ότι δεν έφυγε λάθος. Μία ώρα ανά ναύλωση σε καλή μέρα. Και όταν ξέφευγε ένα λάθος στη μορφή, η υποβολή γύριζε πίσω.
Τι φτιάξαμε
- Ένα πρόγραμμα για τον υπολογιστή του γραφείου, όχι ιστοσελίδα. Τα προσωπικά στοιχεία των επιβατών δεν φεύγουν ποτέ από το μηχάνημα.
- Ρίχνετε μέσα το αρχείο όπως ήρθε: Excel, Word, PDF ή φωτογραφία.
- Το πρόγραμμα καταλαβαίνει μόνο του τι είδους λίστα είναι, βρίσκει κάθε στοιχείο (όνομα, εθνικότητα, αριθμός εγγράφου, ημερομηνίες) και το βάζει στη σωστή στήλη.
- Σας δείχνει το αποτέλεσμα για έλεγχο, με τα σημεία που δεν ήταν σίγουρο σημειωμένα.
- Βγάζει το αρχείο στη μορφή που ζητά το eCharter, με ένα κουμπί.
Πώς δουλεύει στην καθημερινότητα
Έρχεται email με τη λίστα. Ο υπάλληλος σέρνει το συνημμένο πάνω στο παράθυρο του προγράμματος. Σε λίγα δευτερόλεπτα βλέπει τον πίνακα συμπληρωμένο. Ρίχνει μια ματιά στα δύο ή τρία κελιά που το πρόγραμμα έχει σημειώσει με κίτρινο, διορθώνει αν χρειάζεται, και πατάει «εξαγωγή».
Το αρχείο που βγαίνει ανεβαίνει απευθείας στην πλατφόρμα. Τίποτα δεν χρειάζεται να ξαναγραφτεί, τίποτα δεν αντιγράφεται με το χέρι.
Τι άλλαξε
- Η προετοιμασία κάθε λίστας από περίπου μία ώρα σε λίγα λεπτά.
- Καμία απόρριψη υποβολής για λάθος μορφή από τότε που μπήκε σε χρήση.
- Τα προσωπικά δεδομένα των επιβατών μένουν στον υπολογιστή του γραφείου. Καμία μεταφορά σε cloud, καμία ανησυχία για τον νόμο προστασίας δεδομένων.
- Ο άνθρωπος που το χρησιμοποιεί δεν χρειάστηκε εκπαίδευση πέρα από δέκα λεπτά.
Τι δεν κάνει, και γιατί
Δεν υποβάλλει μόνο του στο λιμεναρχείο. Το τελευταίο κουμπί το πατάει άνθρωπος, γιατί η ευθύνη της υποβολής είναι της εταιρείας. Και όταν μια φωτογραφία είναι πολύ θολή για να διαβαστεί, το λέει και ζητά να γραφτεί το στοιχείο με το χέρι, αντί να μαντέψει.
Για ποιον ταιριάζει
Εταιρείες charter, yacht management, ναυτικά πρακτορεία και μαρίνες που λαμβάνουν λίστες σε τυχαίες μορφές και πρέπει να τις παραδίδουν σε συγκεκριμένη. Η ίδια λογική δουλεύει για οποιοδήποτε γραφείο ξαναγράφει στοιχεία από έγγραφα σε φόρμα: ταξιδιωτικά, ασφαλιστικά, μεταφορικά.
Σημείωση: Περιγράφουμε μόνο όσα έχουμε δείξει να δουλεύουν. Δεν δημοσιεύουμε ονόματα πελατών, ποσοστά ή οικονομικά αποτελέσματα χωρίς άδεια και επαλήθευση.